Вопросы-ответы

В соответствии с пп.12) статьи 1 Закона Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" от 7 января 2003 года N 370 электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. Электронный документ в КЦОЭД состоит из:

  • карточки — формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (наименование документа, автор, дата создания, корреспондент и т.д.),
  • приложенных файлов (содержимого электронного документа),
  • электронных цифровых подписей.

Электронный обмен документами обеспечивает юридически-значимый документооборот между различными юридическими и физическими лицами, зарегистрированными в ИС КЦОЭД.

Преимущества электронного обмена документами:

  • Мгновенная доставка документов вместо долгих дней ожидания курьера или почты вне зависимости от расстояния;
  • Существенная экономия средств (на распечатку, услуги курьерской службы, содержание бумажного архива, канцтовары, закуп принтеров и др.);
  • Безопасность данных при помощи шифрования документов, каналов связи;
  • Исключение потерь документов в пути. Отслеживание доставки и исполнения прямо в сервисе.
  • Гибкость системы: контрагенты могут работать в разных системах документооборота или не использовать СЭД вообще;
  • Значительное ускорение поиска любых документов в архивах и СЭД.

1) Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года N 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»

Пункт 1 статьи 7: Электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Статья 10. Использование электронной цифровой

1. Электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:

1) удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;

2) лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;

3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;

4) электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.

Пункт 2 статьи 12: В негосударственных системах электронного документооборота электронная цифровая подпись используется в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Казахстан.

2) Гражданский кодекс Республики Казахстан от 27 декабря 1994 года № 268-XIII.

Пункт 2 статьи 152: Сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не вытекает из обычаев делового оборота.

Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.

3) Порядок электронного документооборота определен Правилами электронного документооборота, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года №430.

Нет, заключать никаких соглашений с каждым контрагентом не нужно.

Согласно Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон), регламентирующий порядок использования электронной цифровой подписи, пункт 1 статьи 7 Закона «Электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе».

Также согласно пункту 2 статьи 152 Гражданского Кодекса РК сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не вытекает из обычаев делового оборота. Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.

Согласие на переход с бумажного документооборота на электронный может быть осуществлено в устной или письменной форме, а также путем совершения конклюдентных действий, т.е. действиями, выражающими волю какого-то лица установить правоотношение (например, подписать оферту в ИС КЦОЭД).

Таким образом при подписании электронной цифровой подписью, выданной Национальным удостоверяющим центром Республики Казахстан (далее – ЭЦП) электронный документ признается юридически значимым на уровне Закона Республики Казахстан без выполнения каких-либо дополнительных условий.

Все передаваемые через ИС КЦОЭД электронные документы подписываются исключительно ЭЦП. Поэтому для признания контрагентами электронных документов, переданных через ИС КЦОЭД, юридически значимыми, не нужно заключать никаких дополнительных соглашений между контрагентами – достаточно просто подключится к ИС КЦОЭД и подписать оферту с компанией Documentolog (подписание оферты в КЦОЭД является обязательным).

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом, (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.) — то лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами. Форма соглашения может быть любая, соглашение можно составить в электронном виде и подписать ЭЦП в КЦОЭД.

В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» «Электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе».

Таким образом при подписании ЭЦП электронный документ признается юридически значимым на уровне Закона Республики Казахстан.

В КЦОЭД используется электронная цифровая подпись, выданная Национальным удостоверяющим центром Республики Казахстан.

Существуют следующие виды ЭЦП в соответствии с законодательством РК:

  • Первого руководителя юридического лица;
  • Сотрудника с правом подписи;
  • Сотрудника с правом подписи финансовых документов;
  • Сотрудника отдела кадров;
  • Сотрудника организации.

Электронную цифровую подпись Национального удостоверяющего центра РК можно получить путем подачи онлайн-заявки, после подтверждения заявки ЭЦП выдается непосредственно в Центрах обслуживания населения, более подробная информация по ссылке https://egov.kz/cms/ru/information/eds/getecp.

Либо Вы можете подать онлайн-заявку в Центрах обслуживания населения (при необходимости попросить о помощи сотрудника центра), и сразу пройти к менеджеру, который поможет вам получить ЭЦП.

Выдача ЭЦП осуществляется в соответствии со стандартом государственной услуги «Выдача и отзыв регистрационного свидетельства Национального удостоверяющего центра Республики Казахстан», утвержденного приказом Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 24 апреля 2015 года № 491.

Да, обязательно. Все электронные документы пересылаемые через ИС КЦОЭД подписываются электронной цифровой подписью Национального удостоверяющего центра РК, выданной в соответствии с законодательством РК.

1) При проектировании и создании системы КЦОЭД мы руководствовались следующими требованиями:

  • a. передача данных посредством защищенных каналов связи с поддержкой SSL;
  • b. применение ЭЦП НУЦ РК при подписании ЭД (контроль целостности) в соответствии с гос. стандартам РК;
  • c. применение шифрования передаваемых электронных документов с использованием алгоритмов AES, Blowfish или 3DES;
  • d. обеспечение надежности и безопасности (данных, физической) согласно государственным стандартам РК

2) Юридическое обеспечение ИБ в компании Documentolog: разработана, утверждена и введена в действие ТД по ИБ.

3) РГП на ПХВ «Государственная техническая служба» проведены Испытания на соответствие требованиям информационной безопасности информационной системы «Шлюз Казахстанского центра обмена электронными документами» (ИС Шлюз КЦОЭД), входящей в состав ИИС КЦОЭД

4) Проведено Аттестационное обследование по Договору с РГП «Государственной технической службой» №334/РГП от 08.08.2017 г., по результатам которого замечаний не выявлено, отсутствуют уязвимости программного обеспечения ИС Шлюз КЦОЭД

5) Проведена Экспертиза технической документации ИС Шлюз КЦОЭД на соответствие требованиям стандартов.

В случае возникновения спора между двумя сторонами Оператор выступает в качестве третьей независимой стороны и может предоставить в суд информацию касательно электронного документа. Например, если в качестве письменных доказательств в деле фигурируют электронные документы, то оператор ИС КЦОЭД может представить общую информацию об электронном документе (подтверждение, что электронный документ был отправлен через ИС КЦОЭД, дату и время подписания ЭЦП отправляющей стороны, дату и время поступления электронного документа принимающей стороны).

В соответствии с пунктом 6 статьи 100 Гражданского процессуального кодекса РК: «Доказательства в форме электронных документов или их копий удостоверяются электронной цифровой подписью лица, их представляющего, с обязательной отметкой "копия электронного документа" и отражением результатов процедуры проверки его электронной цифровой подписи. Указанные доказательства равнозначны письменным документам в подлиннике, за исключением случаев, когда законодательством Республики Казахстан не допускается использование только электронного документа".

В КЦОЭД можно обмениваться договорами (согласование, подписание), официальными письмами, актами, счетами-фактурами, а также любыми другими документами посредством прикрепления любых файлов текстового и графического форматов.

Можно, посредством сервиса КЦОЭД контрагенты могут согласовывать Договоры между собой.

После создания договора его необходимо отправить на согласование контрагенту. На этапе согласования контрагенту доступны действия «Согласовать», «На доработку». После согласования договора всеми сторонами в КЦОЭД, договор поступит контрагентам на подписание.

Более подробное описание в Инструкции по работе в ИС КЦОЭД.

В случае если Вашего контрагента нет в КЦОЭД, его можно пригласить в КЦОЭД следующим образом:

  • 1. Зайти в модуль «Контрагенты»
  • 2. Нажать на «Пригласить контрагента»
  • 3. Ввести email контрагента
  • 4. Нажать «Отправить приглашение» - на указанный email контрагента будет отправлено письмо с ссылкой для регистрации в КЦОЭД.

Более подробное описание в Инструкции по работе в ИС КЦОЭД.

В КЦОЭД можно обмениваться электронными документами без использования системы электронного документооборота, используя веб-интерфейс КЦОЭД. Для этого необходимо зарегистрироваться (бесплатно) на сайте https://doc24.kz, подписать оферту в личном кабинете и приступить к работе в КЦОЭД согласно условиям оферты, пользуясь Инструкции по работе в ИС КЦОЭД.

В случае использования организацией системы электронного документооборота Documentolog проводить работы по интеграции с КЦОЭД не нужно, так как СЭД Documentolog с версии 5.26 имеет «нативную» интеграцию с КЦОЭД. Организациям, использующие СЭД Documentolog по модели SaaS, подключаются к КЦОЭД автоматически (если не подключены, необходимо обратиться в службу поддержки КЦОЭД). Организациям с установленной СЭД Documentolog на собственном серверном оборудовании для подключения к КЦОЭД необходимо обратиться в службу поддержки КЦОЭД для организации доступов и настройки VPN-канала.

Для того, чтобы интегрировать систему электронного документооборота (не Documentolog), необходимо обратиться в службу поддержки по контактной информации на сайте https://doc24.kz/connection.

В случае необходимости во внедрении СЭД в Вашей организации, и ее дальнейшей интеграции с КЦОЭД, мы предлагаем возможность использования СЭД Documentolog, подробная информация на сайте http://documentolog.kz/.

В 1 (одном) электронном документе/сообщении может быть прикреплено до 6 (шести) вложенных файлов. Размер 1 (одного) вложенного файла - до 10 Мб.

Да, можно. Одна организация может завести в Системе до 3 (трех) своих сотрудников с различными ролями: администратор, руководитель, делопроизводитель.

Более подробное описание в Инструкции по работе в ИС КЦОЭД.

Ответ на вопрос можно найти здесь (ссылка на презентацию).

Необходимо в Системе в электронном документе нажать на кнопку «Скачать с ЭЦП».

Более подробное описание в Инструкции по работе в ИС КЦОЭД

Нет, отправленные документы удалить в Системе нельзя.

Делегировать/передать право подписи можно под учетной записью руководителя с ЭЦП с правом подписи посредством создания и подписания доверенности на сотрудника. Для этого необходимо перейти в профиль, в представление «Сотрудники», выбрать сотрудника, нажать на «Создать доверенность», заполнить необходимые поля, сохранить и подписать.

Более подробное описание в Инструкции по работе в ИС КЦОЭД.

Адресат отправленного документа имеет возможность отказать в регистрации письма с указанием причины отказа, например, в случае неверного указания ФИО руководителя адресата и т.п.

Электронный документ считается доставленным в системе КЦОЭД с момента получения контрагентом-отправителем уведомления о получении электронного документа контрагентом-получателем: то есть документ поступил и отобразился в документах контрагента-получателя, как поступивший, и контрагент получил уведомление. Уведомление направляется на электронную почту контрагента, указанной при регистрации в КЦОЭД, а также отображается в интерфейсе КЦОЭД.

В случае недоставки электронного документа в КЦОЭД, контрагенту-отправителю направляется уведомление о недоставке электронного документа контрагенту-получателю

Нет, электронный документ в КЦОЭД, подписанный ЭЦП, изменить нельзя. Процессы подписания документа ЭЦП реализованы согласно следующим государственным стандартам:

  • ГОСТ Р 34.10-2012 (34.10-2015) «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи»;
  • ГОСТ 34.311-95 (ГОСТ Р 34.11-94) «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хеширования»;
  • ГОСТ Р 34.11-2012 (34.11-2015) «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хеширования»

Документы, а также информация о факте доставки электронных документов через КЦОЭД хранятся в течение 5 (пяти) лет с момента прохождения таких электронных документов через КЦОЭД.

В случае использования контрагентами СЭД и интеграции СЭД с КЦОЭД, в КЦОЭД документы не сохраняются, хранится только информация о факте их доставки.

Необходимо с запросом обратиться в службу поддержки https://doc24.kz/